Wie ermögliche ich einen eigenständigen Check in?

Eigenständigen Check-in einrichten

Privates Gastgeben ist in der Regel ein Nebeneinkommen. Das bedeutet, man hat neben dem Gastgeben auf AirBnB auch noch andere Tätigkeiten und Pflichten, die ihre Zeit fordern. Ständige Wartezeiten auf Gäste Check-ins können da echte Zeitfresser sein. Daher lohnt es sich, sich mit den Möglichkeiten eines eigenständigen Check-in auseinanderzusetzen.

 

Was ist ein eigenständiger Check-in? Ein eigenständiger Check-in ermöglicht es dem Gast zeitlich flexibel ab dem vereinbarten Check-in Zeitpunkt Zugang zur Unterkunft zu erhalten. Hierzu gibt es verschiedene Möglichkeiten von der Schlüsselbox, über Code- oder Smart-Schloss bis hin zur persönlichen Übergabe des Schlüssels durch eine damit beauftragte Person. Die Ankunft und das Einchecken in die jeweilige Unterkunft kann somit unabhängig vom jeweiligen Gastgeber und seines persönlichen Terminplanes erfolgen.

 

Welche Möglichkeiten gibt es einen eigenständigen Check-in zu ermöglichen?

Es gibt diverse Möglichkeiten einen eigenständigen Check-in bei AirBnB oder jeder anderen Ferienvermietung zu ermöglichen. Im Folgenden möchte ich daher kurz auf die einzelnen Varianten eingehen und von Fall zu Fall Eigenarten, Vor- und Nachteile erläutern.

Die Klassiker - kein wirklicher eigenständiger Check-in

Bevor ich auf die „professionelleren“ Lösungen eingehe, kommen wir zu den Klassikern, die jeder kennt, aber kaum jemand auf dem Schirm hat, wenn es um den eigenständigen Check-in bei AirBnB geht: einfach einen Schlüssel hinterlegen.

Vorteil des Klassikers

Den Schlüssel kann man ggf. bei einem netten Nachbarn, dem Kioskbesitzer von der Ecke oder auch dem dritten Blumenkübel im Vorgarten hinterlegen. Der Gast hat so die Möglichkeit, auch in unserer persönlichen Abwesenheit an einen Schlüssel zu gelangen und einzuchecken. Soweit auch der einfache Vorteil.

Nachteile des Klassikers

Nachteilig ist natürlich beim Blumenkübel, der Sicherheitsaspekt. Zum einen kann ja auch jemand anderen den Schlüssel finden und zum anderen hat man keine Sicherheit, dass der Gast den Schlüssel geholt hat oder jemand anderes. Umgeht man dies mit der Hinterlegung beim Nachbarn oder Kioskbesitzer, so hat man zwar an der Stelle eine gewisse Sicherheit, man verlagert aber sein eigenes Problem auf eine dritte Person. Dessen Anwesenheit wird dann nämlich zwingend und diese Lösung funktioniert auch schlecht, wenn es sich um eine Anreise spät in der Nacht oder früh am Morgen handelt. Hinzu kommt, dass man auch immer Zeit für die Übergaben braucht, die ggf. Auch nur in einem bestimmten Zeitfenster erfolgen können.

Fazit: für Ausnahmen geeignet, aber nicht für einen regulären Check-in Prozess.

Eigenständiger Check-in mit einer Schlüsselbox

Schlüsselboxen mit Bügelschloss an Zaun
Bügelschlossboxen zur Schlüsselübergabe

 Die Schlüsselbox ist der heutige Blumentopf 2.0. Entweder als fest installierbare Version oder als Vorhängeschloss jeweils mit Zahlencode erfreut sie sich weltweiter Beliebtheit bei AirBnB-Hosts.

Der eigentliche Wohnungsschlüssel wird dabei in einer sicheren Box eingesperrt und außerhalb der Wohnung platziert.
Es gibt 2 Varianten:

  • Eine Version bei der man die Box mittels Schrauben an der Innenseite fest mit Dübeln an einer Wand verschraubt. Das setzt dann das Einverständnis des Hausbesitzers, Vermieters oder der Hausgemeinschaft voraus.
  • Die Box sieht aus wie ein Bügelschloss und kann dann an einem Zaun, Pfosten oder Fahrrad platziert werden. Man ist somit flexibel bei der Auswahl des Anbringungsorts und kann von Mal zu Mal bei Bedarf auch den Ort wechseln.
    Der Vorteil ist hier klar, die Sicherheit und Flexibilität. Der Schlüssel ist geschützt und nicht jedem zugänglich. Ein Gast kann quasi rund um die Uhr Zugang zum Schlüssel erhalten und man ist nicht von Personen abhängig. Der Code wird dem Gast zugesandt und der Ort genannt. Einfach und unkompliziert.

Nachteile der Schlüsselboxen

Nachteile gibt es hier wenige, aber sie sind dennoch vorhanden.

  • Eine fest montierte Schlüsselbox erfolgt in der Regel am zugehörigen Objekt. Insofern hat ein Einbrecher in diesem Fall leichteres Spiel, da er, sofern er sich mittels Brechstange oder ähnlichem der Schlüsselbox bemächtigt, gleich auch weiß, wozu der Schlüssel gehört.
  • Auch Bügelschlossboxen sind nicht vor Diebstahl hundertprozentig sicher. Zudem kann es vorkommen, dass eine solche Box bspw. Von der Stadt oder Zauneigentümern entfernt wird. Einziger Trost ist, dann dass der Inhalt nicht zwingend einer Wohnung zuzuordnen ist.
  • Je nach Beschaffenheit und Wettereinflüssen kann es zu mechanischen Blockaden oder Defekten kommen, so dass sich die Box nicht öffnen lässt. Der Gast steht dann im Zweifel doch ohne Schlüssel da.
  • Da die Boxen frei zugänglich außerhalb der Wohnung angebracht werden, können sie auch immer Vandalismus oder Sabotagen zum Opfer fallen.
  • Versicherungen greifen in der Regel nicht, wenn solche Boxen außerhalb der Wohnung angebracht werden. Gegebenenfalls wird eine Versicherung hier zusätzliche Auflagen verlangen.

Fazit: Auch wenn einige Nachteile bestehen, ist eine Schlüsselbox eine gute Möglichkeit einen eigenständigen Check-in zu ermöglichen. Die Empfehlung wäre hier in jedem Fall die Bügelschlossvariante, da man hier zumindest verhindern kann, dass bei Diebstahl klar ist zu welchem Haus und Wohnung ein Schlüssel darin gehört.

Eigenständiger Check-in mit einem Smart-Lock

Bisher ging es immer um einen physischen Schlüssel. Doch in der digitalen Welt haben auch vermehrt technische Lösungen Einzug erhalten. Sogenannte Smart-Locks können einen klassischen Schlüssel vollends ersetzen und gewähren Zugang entweder per Smartphone oder per Fernzugriff durch den Besitzer.
Es gibt verschiedene Anbieter hierfür, die sich in ihren Lösungsansätzen aber relativ ähnlich sind. Bei Nuki beispielsweise wird der Original-Schlüssel mit dem Original-Schließzylinder verwendet. Von innen wird der Schlüssel gesteckt und das Nuki-System darauf montiert. Mithilfe einer App wird das System dann noch kalibriert. Das System verfügt über einen batteriebetriebenen Motor, der auf Signal von der Steuerungsapp den Schlüssel von innen dreht und wahlweise öffnet oder verschließt. Wichtig ist natürlich, dass man einen Schließzylinder hat, der von beiden Seiten mit einem Schlüssel betätigt werden kann, sodass man auch bei einem Systemausfall von außen aufsperren kann.

Funktionsweise einer Smart-Lock Installation

Für den Gast erfolgt der Zugang dann entweder über eine App-Freischaltung oder über eine Fernöffnung durch den Gastgeber (Zusatzmodul Wi-Fi von Nuki nötig!). Aktuell bedeutet das dann auch, dass in der Regel ein Smartphone mit entsprechender App für diese Lösung vorhanden sein muss. Mittelfristig soll wohl noch ein Zahlenfeld als Zubehör auf den Markt kommen.
Die Vorteile liegen bei dieser Lösung vor allem bei der Sicherheit und Außenwirkung. Ein Diebstahl oder Verlust des Schlüssels sind ausgeschlossen, da dieser nicht herausgegeben wird. Nach dem Check-out wird einfach die Zugangsberechtigung automatisch entzogen. Logistisch ist somit auch kein physischer Aufwand verbunden. Ein weiterer Vorteil ist zudem, die Möglichkeit ein automatisches Verschließen der Tür einzustellen. Versicherungen schränken die Haftung bei Einbrüchen oft ein, wenn die Eingangstür nur zugezogen wurde. Feriengäste werden eher häufiger nicht abschließen. Hier kann das System eine automatisierte Abhilfe schaffen.

Nachteile der Smart-Lock Lösung

Die technische Stärke ist bei dieser Variante des eigenständigen Check-ins auch gleichzeitig die große Schwäche. Der Gast muss über ein Smartphone verfügen und zumindest rudimentär technisch versiert sein, um Zugang zu erhalten. Ansonsten gibt es beim Check-in nur die Möglichkeit der Fernöffnung, was wiederum die Verfügbarkeit des Gastgebers voraussetzt. In der Folge muss dann wieder ein physischer Schlüssel herhalten. Auch das ist bei einer technischen Lösung nicht unbedingt Sinn und Zweck. Zudem ist der Einsatzbereich bei der Smart-Lock-Lösung noch sehr eingeschränkt, da er sich aktuell eigentlich nur für Einzelhausbesitzer anbietet. Bei Wohnungen ist in der Regel der Wohnungstür noch eine Haustür vorgelagert. Einer Montage in der Wohnung steht zwar auch nichts im Weg, es bleibt aber das Problem der Eingangstüröffnung. Hier kann man sich nur mit einer Zusatzlösung via Arztschaltung oder Nello behelfen (nicht für jeden Gegensprechanlagentyp verfügbar). Letztlich kommt zu all dem noch ein relativ hoher Preis, im Verhältnis zu den Alternativen.

Fazit: Eine interessante, technisch schöne Lösung, die aber mit Bedacht in der Einzelsituation gewählt werden sollte. Für Ferienhausbesitzer mit technisch-affinen Gästen ist es eine durchaus gangbare Variante mit dem Plus an Sicherheit, durch das automatische Verschließen.

Eigenständiger Check-in mit einem Code-Schloss

Die letzte Variante ist die, die ich aktuell im Einsatz habe und mit der ich sehr zufrieden bin: das Code-Schloss.
Beim Code-Schloss gibt es verschiedene Möglichkeiten unterschiedlicher Hersteller. Es gibt kabelgebundene Nummernfelder mit einem elektronischen Schließzylinder, Funk-getriebene Nummernfelder mit ein elektronischen Schließzylinder und Schließzylinder mit einem integrierten Eingabefeld.

Ich hatte bereits ein Funk-gestütztes System im Einsatz, bin nun aber wegen der doch vorhandenen Störanfälligkeit (durch WLANs und ähnliches) zu der Variante des integrieren Eingabefeldes gewechselt. Schnell hier* auf Amazon zu bestellen.

Eigenständigen Check-in einrichten
Elektronischer Schließzylinder mit integriertem Eingabefeld

Funktionsweise des Code-Schlosses

Das Code-Schloss bietet den Vorteil der Schlüssellosigkeit wie das Smart-Lock in Verbindung mit der Unabhängigkeit von einem Smartphone oder auch der Notwendigkeit der Fernöffnung. Man ersetzt ganz einfach den vorhandenen Schließzylinder durch den Codeschlosszylinder und speichert verschiedene Zugangscodes ein. Diese kann man beliebig ändern und auch wieder löschen. Einem neuen Gast sendet man einfach per SMS oder mittels des Nachrichtensystems den Code und er hat für den kompletten Aufenthalt einen Zugang. Danach löscht man den Code wieder. Der Gast benötigt keine vertieften technischen Kenntnisse und das System ist störungsunanfällig, da es sehr einfach gehalten ist und die Batterien von außen ersetzt werden können.

Vorteile eines Code-Schlosses

Die Vorteile sind wie beschrieben die Einfachheit und Unabhängigkeit von physischen Schlüsseln und externen Systemen. Es wird nur ein Code benötigt, der mit jedem Gastwechsel geändert werden kann. Preislich liegt ein Code-Schloss meist im mittleren Bereich, zwar oberhalb der Schlüsselbox aber weit unterhalb eines Smart-Locks. Versicherungstechnisch ist ein Schließzylinder, der direkt in der Wohnungstür verbaut ist im Gegensatz zu einer Schlüsselbox von den meisten Versicherungen abgedeckt.

Nachteile eines Code-Schlosses

Die Nachteile sind ähnlich gelagert wie beim Smart-Lock. Es bleibt das Problem der Haustür bei Wohnungen. Hier kann man sich nur entweder mit einem weiteren Code-Schloss behelfen (evtl. Ist die Hausgemeinschaft dem gegenüber offen) oder man benötigt wie beim Smart-Lock eine Arztschaltung oder Nello.

Fazit: Preislich die günstigste, schlüssel freie Lösung für einen eigenständigen Check-in. Gleichzeitig ist sie technisch robust, da sie unabhängig von Voraussetzungen wie einem Smartphone beim Gast funktioniert. Der große Vorteil sowohl beim Code-Schloss als auch beim Smart-Lock liegt darin, dass kein Schlüssel vergeben wird, der verloren oder vergessen werden kann. Gerade bei teuren Schließanlagen ist dies ein nicht zu vernachlässigender Faktor, wenn man viele Gastwechsel hat. Hauptproblem bleibt die Eingangstür.

Warum sollte ich einen eigenständigen Check-in anbieten?

Die beschriebenen Lösungen haben alle ihren Reiz, verlangen aber dennoch einen gewissen Aufwand für die Umsetzung. Warum sollte man sich das überhaupt antun und nicht einfach auf eine fixe Terminierung der Check-in Zeiten beharren?

  1. Unabhängigkeit
    Die meisten Gastgeber empfangen nebenberuflich Gäste. Sie haben daher meist nur enge Zeitfenster außerhalb der Arbeit zu denen ein Check-in erfolgen kann. So ist der Gast abhängig von einem starren Zeitfenster, das oft nicht zur Ankunft des Reisemittels passt (Flug 14 Uhr und Arbeitsende 18 Uhr). Als Gastgeber muss man sich dann im Zweifel schnell durch den Feierabendverkehr heimbegeben, um ein Treffen möglich zu machen. Ein eigenständiger Check-in schafft Unabhängigkeit.
  2. Flexibilität
    Reisepläne ändern bzw. Verzögern sich. Der Zug oder Flug hat Verspätung oder man selbst steht im Stau. Starre Check-in Zeiten können hier den Gast in die Bredouille bringen, nicht mehr hereinzukommen, oder der Gastgeber sitzt wartend auf glühenden Kohlen. Ein eigenständiger Check-in schafft Flexibilität.
  3. Sonderwünsche werden möglich
    Manchmal ist man auch vor Ort, aber der Check-in soll zu Urzeiten sehr spät oder sehr früh erfolgen. Mit einem eigenständigen Check-in kann man viele Sonderwünsche der Gäste erfüllen ohne sich dafür selbst übermäßig strecken zu müssen

Welche Probleme kann es mit einem eigenständigen Check-in geben?

  1. Versicherung
    Wie bereits geschrieben gibt es diverse Möglichkeiten einen eigenständigen Check-in möglich zu machen. Nicht alle Varianten werden im Schadensfalls bspw. Bei Einbruch durch die Versicherung abgedeckt. Daher empfiehlt sich immer eine Rücksprache mit dem eigenen Versicherer, wenn man sich für die eine oder andere Variante entschieden hat.
  2. Meldeschein
    Für Beherbergungen gilt in Deutschland ein besonderes Meldegesetz. Auch bei einem eigenständigen Check-in hat man als Gastgeber dafür Sorge zu tragen, dass entsprechende Meldescheine ausgefüllt und unterschrieben werden. Mehr Infos rund um das Thema Meldeschein.
  3. Unsicheres Gefühl
    Viele Gastgeber wollen einen persönlichen Check-in, damit sie sehen, wer bei ihnen unterkommt. Das kann und wird ein eigenständiger Check-in nicht liefern können. Es stellt sich natürlich die Frage, ob man einem Menschen auch beim persönlichen Check-in immer hinter die Stirn schauen kann. Das ist aber eine persönliche Entscheidung für jeden Gastgeber. Eventuell kann man hier durch eine gute, ausführliche Korrespondenz im Vorfeld Abhilfe schaffen.

Zusammenfassend:

Gut umgesetzt kann ein eigenständiger Check-in dem Gastgeber das Gastgeben erleichtern und bietet allen Seiten mehr Flexibilität und Sicherheit.

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